Τμήμα Δημοτικού Συμβουλίου & Λοιπών Συλλογικών Οργάνων

 
– Διεκπεραιώνει την προσωπική αλληλογραφία του Προέδρου.
– Καθορίζει τις ημέρες και ώρες που ο Πρόεδρος δέχεται Επιτροπές, Συλλόγους, Δημότες, καθώς και τους υπηρεσιακούς παράγοντες του Δήμου.
– Παρέχει κάθε είδους διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη στα αιρετά διοικητικά όργανα του Δήμου. Ειδικότερα:
– Παρέχει κάθε είδους διοικητική και γραμματειακή υποστήριξη προς τα συλλογικά, διοικητικά, αιρετά όργανα του Δήμου, δηλαδή το Δημοτικό Συμβούλιο,  την Εκτελεστική Επιτροπή,  την Οικονομική Επιτροπή και την Επιτροπή Ποιότητας Ζωής.
– Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στις Δημοτικές Παρατάξεις.
– Μεριμνά για την ενημέρωση των Πολιτικών Οργάνων και των Υπηρεσιών του Δήμου σχετικά με τις ληφθείσες αποφάσεις.
– Τηρεί το αρχείο των εκπροσώπων του Δήμου σε διαφόρους φορείς και όργανα, μεριμνά για την αποστολή στοιχείων στους εκπροσώπους, παραλαμβάνει και διεκπεραιώνει αιτήματα, που υποβάλλουν στο Δήμο.
– Μεριμνά για την ενημέρωση των εκλεγμένων Δημοτικών Συμβούλων σχετικά με την ορκωμοσία τους και την ανάληψη των καθηκόντων τους, τη συγκρότηση του Δημοτικού Συμβουλίου σε Σώμα και την εκλογή των μελών των Επιτροπών.
– Καταρτίζει, σύμφωνα με τις οδηγίες του Προέδρου του Δημοτικού Συμβουλίου  και των Επιτροπών την ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων τους, φροντίζει για την έγκαιρη επίδοση των σχετικών προσκλήσεων στο Δήμαρχο και στους Δημοτικούς Συμβούλους και συγκεντρώνει όλα τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την πληρότητα των εισηγουμένων θεμάτων.
– Κοινοποιεί την Ημερήσια Διάταξη του Δημοτικού Συμβουλίου και των Επιτροπών, σύμφωνα με το Δημοτικό και Κοινοτικό Κώδικα.
– Υπάλληλος του Γραφείου επωμίζεται τα καθήκοντα του Ειδικού Γραμματέα του Δημοτικού Συμβουλίου και των Επιτροπών ο οποίος προετοιμάζει τις συνεδριάσεις, παρίσταται σ’ αυτές, φροντίζοντας για την κανονική, διεξαγωγή τους και συντάσσει τις αποφάσεις αυτών.
Ειδικότερα:
– Φροντίζει να υποβάλλονται στην εποπτεύουσα αρχή οι αποφάσεις, που λαμβάνουν τα συλλογικά όργανα, για τον έλεγχο ή έγκριση που ορίζει ο νόμος, παρακολουθεί την πορεία τους και κοινοποιεί στις αρμόδιες Υπηρεσίες του Δήμου, σε αντίγραφο, τις αποφάσεις αυτές για υλοποίηση.
– Συντάσσει και τηρεί τα πρακτικά των συνεδριάσεων, καθώς και τις      αποφάσεις που παίρνονται, καταχωρώντας τα στα ειδικά βιβλία.
– Φροντίζει για την υπογραφή και την επικύρωση, με τον τρόπο που προβλέπεται από τον ειδικό κανονισμό, των πρακτικών από τα μέλη  του Δ/Σ.
– Συνεργάζεται με το γραφείο Νομικής Υποστήριξης του Δήμου για την έγκαιρη προσκόμιση των τυχόν γνωμοδοτήσεων που τους έχουν ζητηθεί, για την ενημέρωση του Δημοτικού Συμβουλίου.
– Μεριμνά για τη δημοσίευση των αποφάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου, των επιτροπών, με τον τρόπο που ορίζεται κάθε φορά και ανάλογα με την περίπτωση, από το Δημοτικό και Κοινοτικό Κώδικα και από άλλες σχετικές διατάξεις.
– Φροντίζει για τη λειτουργικότητα και την ευπρεπή εμφάνιση της αίθουσας των συνεδριάσεων, εξασφαλίζοντας τις κατάλληλες συνθήκες για την παρακολούθησή τους από το κοινό.
– Υποβάλλει στη Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών ονομαστικές καταστάσεις συμμετοχής των μελών των Συμβουλίων και των Επιτροπών στις συνεδριάσεις.